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贵阳市信访局
 
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贵阳市信访局关于印发《贵阳市信访局公文处理制度》的通知
贵阳市信访局网站 http://xfj.gygov.gov.cn | 更新时间:2017-04-17 | 来源:贵阳市信访局
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局领导,各处室:

《贵阳市信访局公文处理制度》已经局领导研究、同意,现印发给你们,请遵照执行。

贵阳市信访局

                              20174月15

贵阳市信访局公文处理制度

  为进一步做好局机关公文处理工作,提高办文效率和质量,促进机关工作规范化、制度化,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合我局工作实际,特制订本制度。

  一、收文办理

  收文办理一般包括签收、登记、拟办、传阅、承办、催办、归档等环节。

  1.签收:凡需我局受理的文件、传真、电报、资料等,由综合办公室统一签收、拆封;各处室或个人均不得以局名义对外接收文件,不得私自保管文件。局领导或处室人员参加会议带回的文件、资料,一律交综合办公室登记后统一处理。签收公文要逐件清点,重要文件要逐页查点;如发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

  2.登记:综合办公室要建立统一规范的收文登记台账,由收文人员及时认真做好登记。一般按来文顺序进行登记编号。凡各级机关发送的文件、内部刊物、传真电报、材料和下级报送的请示、报告均应进行登记。一些事务性、一般性的简报、通知、出版物、统计资料可不登记,只作存档处理。登记时应将文件标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

  3.拟办:综合办公室根据文件内容和各处室工作分工,将文件送有关处室办理,文件原则上由处室负责人签收;承办处室根据文件内容先提出拟办意见(拟办意见原则上采用电脑打印),然后呈分管领导批阅,再根据分管领导批示办理或送主要领导批阅;对于分管领导外出而又急需办理的文件,可先向分管领导电话汇报后先行办理。涉及多个处室合办的文件,按业务分工,由省信访局牵头处室对应的处室牵头办理,有关处室配合。各区(市、县)和市直有关部门来文请求协调处理信访事项,按照领导分工,由有关领导确定承办处室办理。

  4.传阅:需要传阅的文件,综合办公室按照拟办意见和主要领导批示,由收文人员送有关领导和有关人员传阅。传阅顺序为局领导、处室负责人、一般人员。每位局领导传阅时间一般不超过3天,其他人员传阅时间不超过2天。综合办公室收文人员要随时掌握文件去向,只准纵传,不能横传,以免误传、漏传和延误。有关领导和有关人员传阅后应签署姓名和传阅时间。

  5.承办:承办处室收到文件后,应根据文件紧急程度及时办理,批而不办、迟办以至贻误工作的,要追究承办处室负责人的责任。

  6.催办:对承办的文件,承办处室要认真贯彻落实,不得拖延、推诿、扯皮。综合办公室要及时做好催办工作,保证政令畅通,使各项工作落到实处。

  7.归档:公文办理完毕,承办处室应及时按照档案管理规定进行立卷归档,年底交综合办公室统一存档。

  二、发文办理

  发文办理一般包括拟稿、审核、签发、印发、归档等程序环节。

  1.拟稿:局机关综合性文件材料,原则上由综合办公室负责拟稿;其他业务性文件由相应处室拟稿。正式发文一律在正文前附发文稿纸,按程序送签;非正式发文原则上也要在正文前附发文稿纸,以便存档。

  2.核稿:各处室草拟的文稿,必须经处室负责人核稿。

  3.会稿:所有上行文,涉及人、财、物的重要文件,涉及两个或两个以上业务处室联合办理的文件,应送综合办公室会稿,由综合办公室对文种、文字、格式、排版等进行把关,不合格的文件退回拟文处室重拟。

  4.签发:主办处室拟稿人负责文稿送签,文稿经核稿、会稿、分管领导签字后送主要领导签发。送主要领导签发的文件必须是完整的打印稿,不能有修改痕迹;经签发的文件,不能擅自改动文件内容;如确需改动的,必须请示签发文件的局领导同意。

  5.印发:经签发的正式发文稿先到综合办公室办理发文登记、编号,由综合办公室统一打印、主办处室校对文稿后送综合办公室盖章,最后由主办处室分发、寄送。非正式发文稿由主办处室打印,送综合办公室盖章,由主办处室分发、寄送。对于涉及全局性、政策性、跨处室的文件,应同时送局相关领导和相关处室。

  6.归档:送签批的发文稿纸及原件盖章后由承办处室按档案管理规定进行立卷归档,年底交综合办公室统一存档。

  7.市直有关部门要求会签的文件,由综合办公室会同有关处室办理,送主要领导或主要领导委托的其他局领导签发。

  三、文件管理

  1.综合办公室作为局收文、发文、文件管理的责任单位,统一负责局机关文件管理工作。各处室或个人均不得以局名义对外收文、发文,不得私自保管、存档文件。

  2.各处室应确定一名文件管理人员(内勤人员),负责本处室文件的收发、登记、存档等文书档案管理工作,在处室负责人不在的情况下,签收综合办公室流转的公文,确保公文运转有序、高效传递。

  3.根据《贵阳市信访局关于全员应用省电子政务网的通知》要求,我局全面正式启用电子政务网,凡是可通过电子政务网处理的通知公告和协作事项、业务事务办理、公文流转等一律通过电子政务网进行处理。

  4.各处室或个人必须服从文件管理规定,不得随意向外透露领导批示的原文和公文办理的详细情况;局领导的批示,未经批准不得复印外传;因工作需要保留文件的,可保留复印件,并承担相应保密责任;在文件没有正式出台前,不得向外界透露文件内容。

  5.综合办公室文件管理人员及文件传阅人员必须严格遵守保密制度和保密纪律。

  6.涉密文件管理按照《贵阳市群工中心(市信访局)保密工作制度》规定执行。

  附件:1.贵阳市群众工作中心(市信访局)收文处理笺(样)

       2.贵阳市群众工作中心(市信访局)发文处理笺(样)

附件1


 

 

附件2


 

贵阳市信访局                                                                                                2017415日印发

 

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